Как проявить и доказать должную осмотрительность при выборе контрагента? Рекомендации из практики
20.06.2017
В предыдущей статье о должной осмотрительностимы писали, что законодательного определения этого термина нет. Понятие должной осмотрительности складывается, исходя из практики. Эта статья — о самом важном. О том, как на практике проявить должную осмотрительность при выборе контрагента и, что ещё важнее, как потом доказать ФНС и суду, что вы проявили эту должную осмотрительность и осторожность.
Практика говорит о том, что какие бы документы налогоплательщик ни запросил у контрагента, ФНС это не устроит. Но запрашивать документы необходимо, потому что если их не запросить, то это однозначно говорит о том, что должной осмотрительности не было. Так решат и ФНС и суд.
Список документов, подтверждающих должную осмотрительность
Практика коллегии «Налоговые адвокаты» выработала список документов, которые нужно запросить у налогоплательщика, чтобы продемонстрировать должную осмотрительность (эти документы должны быть заверены подписью и печатью контрагента):
свидетельство о регистрации и о присвоении ИНН;
решение (протокол участников) о создании компании;
выписка из ЕГРЮЛ;
устав.
Небольшой комментарий. Сами по себе 5 документов выше ничего не доказывают. Это однозначно следует из судебной практики, которую мы описывали в статье, как бизнесмены проигрывают суды по должной осмотрительности. Эти документы будут работать, только если они запрошены в совокупности с другими документами, о которых идёт речь ниже.
Продолжаем список сведений для доказывания должной осмотрительности:
документы, подтверждающие полномочия лица, действующего от имени общества (решение учредителя о назначении директора, приказ о назначении директора);
информационная карточка с реквизитами контрагента;
лицензии, разрешение на право деятельности;
бухгалтерская отчетность форма 1, форма 2 (отчет о прибылях) и убытках за последний отчетный период с отметкой налогового органа;
справка контрагента, в которой он сообщает определенный набор сведений о компании, её видах деятельности, реквизитах сайта, деловой репутации, сведения о наличии в собственности или на праве аренды офиса, складов, техники и оборудования, наличии материальных и технических условий для выполнения взятых по договору обязательств и т.д.;
копию паспорта руководителя. Это необходимо делать и в том случае, если по условиям договора лицо, подписавшее договор как поручитель, несет солидарную ответственность за неисполнение обязательств контрагентом.
Кроме того, руководитель налогоплательщика должен быть готов рассказать инспектору ФНС, откуда он узнал о контрагенте: получил рекомендацию, увидел рекламу в интернете, взял буклет на выставке и т.д.
Конечно, на практике очень трудно получить копию паспорта директора или заверенную налоговую отчётность. Это не причина отказываться от сделки. Однако задумайтесь, почему вам отказали в предоставлении этих документов и насколько убедительны эти причины.
Ещё совет: проверяйте контрагентов при помощи специальных сервисов:
Например, в этом деле, где налогоплательщик победил, суд отметил, что компания проверяла благонадёжность контрагента в программе «СПАРК-Профиль». Это говорит о том, что суды принимают подобные проверки как аргумент в пользу должной осмотрительности.
Закрепите критерии должной осмотрительности в специальном Регламенте
Истребование перечисленных выше документов не может на 100% гарантировать, что ФНС признает должную осмотрительность.
Поэтому мы рекомендуем нашим клиентам прибегнуть к ещё одному серьёзному средству защиты: разработать и внедрить специальный регламент, посвящённый проверке контрагентов перед заключением договоров.
В регламенте следует указать:
с какой целью он создан и каков порядок его применения;
список документов и сведений, которые необходимо запрашивать у потенциального контрагента;
список документов и сведений, которых будет достаточно для заключения договора на основе системы рисков, предусмотренных Регламентом;
указание, при каких условиях договор не может быть заключён (но не ставьте себе слишком жёсткие рамки, т.к. несоблюдение Регламента — аргумент против вас);
какие подразделения и/или лица будут исполнять Регламент.
Выводы о том, как проявить и доказать должную осмотрительность
Чем больше документов о контрагенте вы истребуете, тем выше вероятность, что суд признает соблюдение должной осмотрительности, и компания будет избавлена от доначислений.
Не получить документы от контрагента — это почти наверняка отсутствие должной осмотрительности, доначисления, пени, штрафы.
Суды принимают проверки контрагентов при помощи специальных сервисов как аргумент в пользу налогоплательщика.
Создание и применение Регламента по проверке контрагентов — серьёзное подтверждение должной осмотрительности.
За годы работы адвокаты коллегии «Налоговые адвокаты» разработали целый арсенал средств защиты против претензий ФНС. Рассказать о них в одной статье невозможно: слишком этот арсенал обширен.
Напишите или позвоните нам, и мы поделимся знаниями, как лучше защитить ваш бизнес от претензий ФНС.
