Бизнесмены в России уже привыкли, что при выборе контрагентов нужно проявлять должную осмотрительность — то есть заранее проверить, может ли контрагент исполнить свои обязательства по договору. Но в первую очередь проверять контрагента приходится для налоговой, чтобы она не объявила его фиктивным и не убрала входящий НДС и расходы.
Но что на практике нужно сделать, чтобы получить информацию о контрагенте? Какими документами оформить проявление должной осмотрительности?
Когда налоговая вызывает директора на беседу или допрос, инспектор всегда спрашивает «Как вы проверяли своих контрагентов?» и задаёт массу уточняющих вопросов.
На практике, если у вас в компании не внедрен Регламент проверки контрагентов, инспекция всегда может заявить (и, скорее всего, заявит), что предпринятые меры по проверке контрагентов были недостаточными и неполными, как бы вы ни проверяли отдельных контрагентов.
Инспекции придётся согласиться с тем, что вы проявили должную осмотрительность, только если у вас утвержден Регламент проверки контрагентов, и ответственные за его исполнение сотрудники и отделы проверили контрагентов по всем пунктам, которые указаны в Регламенте.
Регламент проверки контрагентов — это документ, который утверждается решением общего собрания участников компании. Цель Регламента — не допустить заключения договоров с ненадежными компаниями.
В Регламенте должны быть:
Умно составленный Регламент выбора контрагентов грамотно «размывает» ответственность за их выбор между разными службами и сотрудниками компании. А значит, директор фирмы может не нести ответственность за выбор контрагента, даже если он оказался ненадежным.
Мы советует проверять контрагентов по 18-ти пунктам, которые должны быть изложены в Приложении к Регламенту. Что это за пункты? Например, нужно:
Как определить наиболее надёжного контрагента? Если по определённому пункту у него все хорошо (директор не номинал, адрес реальный и т.д.), то по этому пункту контрагент получает 0 баллов.
После того, как получена информация по всем 18-ти пунктам, нужно посчитать, сколько в сумме баллов набрал контрагент. Если много — работать с ним нельзя, он высокорисковый. Но здесь есть момент.
Что, если других претендентов на сотрудничество нет? В таком случае мы предлагаем прописать в Регламенте, что
работа с высокорискованным контрагентом возможна только на основании решения Комиссии, принятого не менее чем двумя третями голосов ее членов, присутствующих на заседании Комиссии, и оформляется соответствующим протоколом. Протокол заседания Комиссии подписывается председательствующим и секретарем Комиссии.
То есть опять же директор компании выведен из-под удара — не он принимал решение о работе с этим контрагентом, а Комиссия. Значит, директор ответственности за выбор не несет.
Очень просто. Вы можете получить информацию:
Устав, решение и выписки у вас должны остаться в «бумажном» виде, а чтобы зафиксировать информацию, которую предоставляют сервисы налоговой, достаточно сделать скриншот экрана монитора, распечатать его и заверить подписью сотрудника, проводившего проверку. Также укажите дату создания скриншота.
Если в вашей компании не внедрён Регламент проверки контрагентов, то как бы вы ни проверяли отдельных контрагентов, инспекция может обвинить вас в том, что вы проверили их недостаточно. А значит, не проявили должную осмотрительность.
Процедуры получения информации, определения рисков, сбора и фиксации сведений о контрагенте должны быть прописаны в соответствующем Регламенте. Верно составленный Регламент возлагает ответственность за получение информации о контрагентах на различные службы и сотрудников компании, выводя таким образом руководителя компании из зоны ответственности.
Как выиграть суд, если ваши 5 контрагентов с признаками однодневок?
Как ФНС проигрывает в судах?
Как доказать проявление должной коммерческой осмотрительности после выхода письма ФНС от 10 марта 2021 года? Практические рекомендации от адвоката
Как проявить и доказать должную осмотрительность при выборе контрагента? Рекомендации из практики
Не проверил контрагента? Готовь миллионы
Запросите у налоговой информацию о контрагенте. Это серьёзно снизит ваши налоговые риски