80 вопросов, которые точно зададут директору и сотрудникам в налоговой + примеры, как надо отвечать. Актуально на 2023 год

В этой статье мы публикуем два полных списка вопросов: для директора и для сотрудников. Но даже если вы выучите эти вопросы наизусть, толку будет мало. Действовать надо по-другому.

ФНС и Следственный комитет РФ в совместном письме от 13.07.2017 г. № ЕД-4-2/13650@ утвердили перечень вопросов, подлежащих обязательному выяснению у руководителя и сотрудников по выбору контрагентов, процедуре подписания договоров, учёту товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ). Представим, что налоговая допрашивает руководителя и сотрудников компании ООО «1».

Перечень вопросов для руководителя в 2023 году

• Кем, в какой должности вы работаете в ООО «1»?
• Когда вы приступили к исполнению обязанностей в вашей должности?
• Кто назначил вас на эту должность?
• Где и кем вы работали до ООО «1»?
• Вы исполняли аналогичные обязанности ранее или работа в ООО «1» — это новые профессиональные навыки?
• Вмешиваются ли учредители непосредственно в финансово-хозяйственную деятельность ООО «1»?
• Если учредители вмешиваются в финансово-хозяйственную деятельность ООО «1», то каким образом это происходит?
• Вы представляете отчеты о результатах финансово-хозяйственной деятельности ООО «1» учредителям?
• Вы согласовываете выбор контрагентов или расходы, которые необходимо произвести, с учредителями?
• Кто в вашей организации отвечает за подготовку договоров к подписанию сторонами?
• Кто занимается подбором поставщиков, субподрядчиков для ООО «1»?
• Как происходит поиск контрагентов?
• Какими источниками информации вы пользуетесь при выборе контрагентов?
• Сколько человек в вашем отделе занимается поиском поставщиков?
• Как обычно происходит общение с поставщиком, по почте, лично, через посредника?
• Опишите процесс подготовки договора внутри организации при установлении поставщика.
• Одобрение того или иного контрагента — это решение единоличное или коллегиальное?
• Если решение коллегиальное, назовите лиц, принимающих решение.
• Если решение принимается единолично, вы выступаете инициатором заключения договора именно с этим поставщиком?
• Есть в организации лица или отдел, которые несут ответственность за выбор того или иного контрагента? Укажите их.
• Какая ответственность предусмотрена в вашей организации при установлении поставщика?
• Кто определяет, кого из поставщиков выбрать?
• Кто дает указание для подготовки проектов договоров?
• Кто выступает инициатором заключения договора с поставщиками, от кого исходит предложение о работе с конкретным поставщиком?

Для установления личности руководителя-контрагента и деловой репутации организации-контрагента

• Знаком ли вам лично руководитель организации-контрагента, при каких обстоятельствах, когда вы познакомились?
• Какие взаимоотношения (дружеские, деловые) вас объединяют?
• Какие работы (услуги) выполняла организация-контрагент для вас, какие товары поставляла?
• Ранее эта организация оказывала для вас подобные услуги, выполняла работы, поставляла товары?
• Какие действия вы предпринимали для установления деловой репутации организации-контрагента?

Подписание договора и учет товаров (работ, услуг)

• В организации существуют какие-либо регламентирующие документы по документообороту?
• Кто несет ответственность за количество и качество поставляемых ТМЦ (ГСМ, запчасти и др.), услуг (транспортные и др.), работ (субподряд)?
• Кто принимает первичные документы от поставщика (ТН, ТН, ТОРГ-12, акты), кто подписывается в документе, где происходит принятие товаров (работ, услуг) по документу?
• Кто должен присутствовать при принятии товаров (работ, услуг) в обязательном порядке?
• У вас попадались недобросовестные поставщики товаров (работ, услуг), какие действия вы предпринимали в подобных случаях?
• Кто в ООО «1» отвечает за сохранность ТМЦ, кто ведет учет?
• Есть ли склад и где он находится, кто является кладовщиком?
• Если при принятии работ от субподрядчика присутствуют представители заказчика, кто именно присутствует, какие документы подписывает?
• В случае брака или нарушения технологии по работам, выполненным субподрядчиком, кто несет ответственность за допущенные нарушения перед заказчиком, перед ООО «1»?
• Кто составляет претензии от ООО «1» в адрес субподрядчика в случае выявления брака или нарушения технологии, кто подписывает такие документы?
• Есть ли в ООО «1» служба безопасности или сотрудник, который занимается экономической безопасностью организации?
• На компьютере какого должностного лица установлены базы 1С-Бухгалтерия, 1С-Торговля, 1С-Склад?
• Кто имеет доступ к базам 1С-Бухгалтерия, 1С-Торговля, 1С-Склад?

Перечень вопросов для сотрудников

• Когда вы приступили к исполнению обязанностей в вашей должности?
• Ваше образование, специальность?
• Что входит в ваши должностные обязанности?
• Вы исполняли аналогичные обязанности ранее?
• Где и кем вы работали до ООО «1»?
• Кто занимается подбором поставщиков, субподрядчиков для ООО «1»?
• Как происходит поиск контрагентов, какими источниками информации вы пользуетесь при выборе контрагентов?
• Кто выступает инициатором заключения договора с поставщиками, от кого исходит предложение о работе с конкретным поставщиком?
• Одобрение того или иного контрагента это ваше единоличное решение или коллегиальное?
• Есть в организации лица или отдел, которые несут ответственность за выбор того или иного контрагента? Укажите их.
• Какая ответственность предусмотрена в вашей организации при установлении поставщика?

Для установления личности руководителя-контрагента и деловой репутации организации-контрагента

• Знаком ли вам лично руководитель организации-контрагента, при каких обстоятельствах, когда вы познакомились?
• Какие взаимоотношения (дружеские, деловые) вас объединяют?
• Какие работы (услуги) выполняла организация-контрагент для вас, какие товары поставляла?
• Ранее эта организация оказывала для вас подобные услуги, выполняла работы, поставляла товары?
• Какие действия вы предпринимали для установления деловой репутации организации-контрагента?

Подписание договора

• Кто дает указание для подготовки проектов договоров?
• Кто в вашей организации отвечает за подготовку проекта договора или вы используете типовые договоры?
• Вы лично общаетесь с предполагаемыми партнерами, на чьей территории?
• Какие вопросы задаете при встрече, с какими документами знакомитесь?
• В случае, если контрагент находится не в г. Москве или Московской области, как вы взаимодействуете?
• В случае необходимости у кого спрашиваете контактные данные партнера?
• Кто согласовывает проекты договоров для последующего подписания вами?
• В организации существуют какие-либо регламентирующие документы по документообороту?
• Кто несет ответственность за качество поставляемых ТМЦ (ГСМ, запчасти и др.), услуг (транспортные и др.), работ (субподряд)?
• Назовите программу, которая используется для учета ТМЦ.
• Как у вас в компании организован документооборот с момента поступления документа от поставщика до момента принятия товаров (работ, услуг) к бухгалтерскому учету и отражения в бухгалтерской программе?
• Кто имеет доступ к базам 1С-Бухгалтерия, 1С-Торговля, 1С-Склад?
• У вас попадались недобросовестные поставщики товаров (работ, услуг), какие действия вы предпринимали в подобных случаях?
• Кто в ООО «1» отвечает за сохранность ТМЦ, кто ведет учет, какими внутренними документами происходит списание ТМЦ для своих подразделений для производства работ?
• Есть ли склад и где он находится?
• Кто контролирует качество и количество поставляемых товаров (работ, услуг)?
• В случае выполнения работ субподрядчиками кто занимается бытовыми вопросами рабочих и ИТР на месте проведения работ?
• Вы лично присутствуете при принятии работ от субподрядчика, какие документы подписываете?
• В случае брака или нарушения технологии строительства по работам, выполненным субподрядчиком, кто несет ответственность за допущенные нарушения перед заказчиком, перед ООО «1»?
• Есть ли в ООО «1» служба безопасности или сотрудник, который занимается экономической безопасностью организации? Укажите Ф. И. О., его обязанности и ответственность.
• Укажите должностное лицо, визирующее документы, которые вы оформляете.
• Перечислите наименование документов, которые вы оформляете.

Почему даже зазубривание этих вопросов не гарантирует, что вы успешно пройдёте допрос?

Цель у налоговой одна — доказать нереальность хозяйственной операции и, как следствие, доначислить налоги.

 

Протокол допроса составляет инспектор. Цель допроса — обосновать, что директор и его сотрудники толком ничего не могут пояснить ни про контрагента, ни про сделку, ни про то, как она исполнялась (ведь в таком случае сделка фиктивна, а контрагент номинален). Поэтому инспектор будет пытаться интерпретировать вопросы таким образом, чтобы ваши ответы сводились к фразам типа: «не знаю», «не помню», «надо уточнить» и т. д., что будет расценено проверяющими как фиктивные отношения.

Когда на практике инспекция проводит допросы?

Как правило, допросы происходят во время проверок компании, контрагентов или иных лиц. Но в налоговом законодательстве нет оснований и ограничений, чтобы вызывать свидетелей. Поэтому допросить сотрудника налоговый орган может и вне рамок проверки. Например, если налоговая проводит контрольные мероприятия в отношении контрагента компании.

Допросы проводят либо в самом начале проверки, либо в конце. В начале проверки могут вызвать на допрос, чтобы определить проблемные вопросы и затем выявить их во время контрольных мероприятий. В конце проверки допросы устраивают, чтобы подтвердить потенциальные выводы. О доначислениях, конечно же. 

3 универсальных правила поведения на допросе

Рассказывайте проверяющим только известные обстоятельства. Исключите какие-либо предположения, домыслы и свои выводы с заключениями. Если обстоятельства неизвестны, то скажите об этом налоговикам. При необходимости их можно направить к лицу, которое владеет информацией.

Если с каким-то вопросом возникли затруднения, запишите его, чтобы позже найти нужную информацию. Затем обсудите с налоговиками возможность представления дополнительных пояснений в другое время. Обычно сотрудники ФНС идут навстречу и соглашаются.

Используйте короткие фразы. Избегайте оценочных суждений, предположений. Если что-то непонятно – задавайте уточняющие вопросы. Держите в памяти причину вызова и помните: на вопросы, не относящиеся к предмету вызова, вы вправе не отвечать.

Завершайте свою мысль. Ответы «не помню», «не знаю» лучше не использовать. Вместо этого старайтесь использовать предложения «не знаю, так как это не входит в мои должностные обязанности» или «не могу пояснить, у меня нет перед собой необходимых документов».

Сообщайте проверяющим только об обстоятельствах, которые имеют значение для осуществления налогового контроля и ограничиваются проверяемым периодом. 

Налоговики могут задавать личные вопросы, которые не связаны с деятельностью компании. В этом случае поинтересуйтесь, какое значение личные вопросы имеют для проверки. Вы вправе не отвечать на вопросы, которые не связаны с проводимым налоговым контролем компании.

Пример, как директору и другим свидетелям правильно отвечать на вопросы инспекции

Сотрудники «Налоговых адвокатов» сопровождают директоров компаний на допросы несколько раз в неделю. Эта практика позволила нам создать свою подборку вопросов, которые задают инспекторы. Некоторыми из этих вопросов и ответами на них мы готовы поделиться:

Ответ: Бухгалтерскую и налоговую отчетность помогает вести моя знакомая. Делает она это безвозмездно. Отправляем отчетность по ТКС (телекоммуникационным каналам связи), т. е. электронно. Отправку отчетности делает моя знакомая в моем присутствии. Оператор связи — «Такском» (или укажите иную организацию).

Ответ: Директор звонил мне по телефону, и мы проговаривали с ним некоторые вопросы. Однако в офис нашей компании приезжал представитель компании. Он обсуждал со мною (или менеджером) все коммерческие вопросы (номенклатуру товара, стоимость, логистику поставки и т. д.). Насколько я помню, у него была доверенность и с его слов именно он отвечал в ООО «Контрагент» за согласование договоров и согласование коммерческих условий поставки. Звали его _____. Более точные контакты данного лица надо посмотреть в офисе. Директор к нам в офис не приезжал.

Примерный ответ: наша организация ведет посредническую деятельность, есть знакомые поставщики и покупатели, под их спрос/предложение ищем покупателей-продавцов (заказчиков-исполнителей), доход получаем за счет разницы в цене. Продажи стараемся осуществлять по принципу день-в-день, т. е. покупатель забирает товар со склада поставщика либо поставщик доставляет товар сразу на склад покупателя. При необходимости обращаемся к услугам транспортных компаний, забираем товар на складе продавца и везем на склад покупателя.

Ответ: У всех наших поставщиков, в том числе и ООО «Контрагент», мы запрашиваем заверенные копии учредительных документов (свидетельств о регистрации юридического лица и постановке на налоговый учет), решение о создании общества и приказ о назначении генерального директора и главного бухгалтера, копию устава, выписку о видах деятельности ОКВЭД и т. д. Также проверяем контрагентов из открытых источников информации (по судебным делам, задолженности в службе судебных приставов, проверяем достоверность информации о контрагенте на сайте налоговой инспекции. Также иногда запрашиваем информацию по контрагенту из «Контур-фокуса» и в обслуживающем банке. Документы в отношении данного контрагента имеются в офисе (у сотрудника).

Конечно, примеры выше не следует рассматривать как аксиому. В зависимости от того, какую деятельность ведёт ваша компания, ответы будут разными. Но общее направление ответов, думаем, понятно.

Как налоговая хитрит, задавая вопросы директору и сотрудникам?

Повторимся, цель налоговой — доначислить и взыскать налоги. Поэтому инспекторы иногда позволяют себе некоторые вольности.

Например, спрашивают водителя про работу бухгалтерии, а бухгалтера про марки и модели автомобилей. Но это примитивный прием.

Другой вариант «нестареющей классики» — задать вопрос некорректно. Так, чтобы директор или сотрудник не понял, что именно у него спрашивают. И потом интерпретировать полученный ответ по-своему. Например использовать в вопросе сразу и утверждение, и отрицание. В этом случае, если ответ односложный (да или нет), он все равно может быть истолкован инспектором двояко, то есть в пользу проверяющего.

Иногда инспекторы проявляют фантазию и задают вопросы о фактах, которых на самом деле не было. Естественно, свидетель отвечает, что не может вспомнить эти обстоятельства. Инспектор доволен: есть за что зацепиться, чтобы сделать обобщенные выводы и произвести доначисления.

Вы ответили на вопросы. Что дальше? Что делать с протоколом?

В соответствии со ст. 90 Налогового кодекса, налоговая инспекция должна выдать копию протокола.

Если инспектор копию не выдал, можно написать жалобу на незаконные действия должностных лиц в вышестоящую инспекцию и потребовать ее выдать.

Протокол это доказательство, и если сотрудниками допущены в нем нарушения, есть шанс оспорить результаты допроса в суде. 

Вот пример из практики:

ООО «Упрдорстрой» купило башенные краны, чтобы сдавать в аренду. Компания оформила все документы и получила вычет по НДС. Но налоговая решила, что компания работала с фирмой-однодневкой, и по итогам проверки доначислила 4,5 млн. рублей НДС, штраф и пени.Компания не согласилась и обратилась в суд. 

Основным доказательством налоговой был протокол допроса свидетеля, но компания смогла его оспорить, потому что:

• протокол был заполнен без проведения мероприятий налогового контроля;
• свидетеля не уведомили о его праве не давать показания против себя и праве на юридическую помощь;
• протоколы оформлены не по установленной форме;
• нет пометки «с моих слов записано верно».

Суд посчитал, что такой протокол допроса получен с нарушениями и не может считаться доказательством.

Поэтому по окончании допроса внимательно вычитывайте протокол. Не торопясь. Каждую страницу. Все вопросы. И ответы. Нет ли в них неоднозначности и двойного смысла.

Если есть неточности, сомнительные формулировки или интерпретации ваших ответов – требуете внесения корректировок. Проверяйте внимательно, внесены они или нет.

Формулируйте сами ту фразу, которая должна быть внесена в протокол. Не соглашайтесь с чужими словами.

Пустые строки должны быть перечеркнуты. Если пришли с юристом, пусть он проверит протокол.

Если при допросе использовалась аудио- или видеозапись, или кроме инспектора и вас на допросе присутствовал кто-то еще – все это следует отразить в протоколе.

Если у вас есть замечания, уточнения, возражения по записи ваших показаний, вы их указываете в специальном разделе «Замечания к протоколу». В этом разделе мало места, поэтому если возражения будут объемными, излагаете их на отдельном листе. 

А в разделе к протоколу укажите, что замечания представлены на отдельном листе.

Только после внесения всех ваших замечаний, и после того как получите копию протокола, можете  его подписать. 

Инспектор должен вам вручить его копию или сделать отметку об отказе получения.

Обязательно забирайте свой экземпляр протокола. Обратите внимание, чтобы в нем все было пропечатано и хорошо читалось. И ваши возражения тоже.

Подпись ставить только в тех местах, на которые укажет сотрудник налогового органа. Не уточняйте, «где ещё нужно подписать».

Все присутствующие (переводчики и другие лица) должны расписаться. Если в ходе допроса использовались какие-либо документы или материалы (например, фотографии или видеозаписи), независимо от того, кто их предъявлял, они должны быть приложены к протоколу.

Недавний пример, как мы сопровождали директора компании на допрос, какие вопросы ему задавались и как он на них отвечал

Инспектор: кто в вашей компании ведёт бухгалтерский учёт?

Директор: моя знакомая на безвозмездной основе.

Инспектор: сможете назвать её ФИО?

Директор: не могу, потому что она работает на официальной работе и не хочет нигде «светиться». Поэтому она запретила мне называть её ФИО.

Инспектор: а номер телефона?

Директор: номер телефона у меня записан в записной книжке, которая лежит на рабочем столе.

Инспектор: ну какая же записная книжка, если мы в XXI веке все с мобильниками. Может, у вас в телефоне записан её номер?

Директор: Нет. Мобильный телефон я использую только для личных нужд и по рабочим вопросам никогда по нему не звоню.

Понятно, что в обычной жизни позиция директора покажется странной. Но для протокола допроса это не имеет значения. Так у директора организована работа и жизнь. Попробуйте опровергните.

Почему лучше отвечать, что с бухучетом помогает знакомая, а не директор сам ведёт его — потому, что инспектор легко может задать утоняющий вопрос, на который директор из-за серьёзной загруженности по работе ответить не сможет. Например:

Инспектор: раз вы сами ведёте бухгалтерский учёт, какие операции отражаются на 51 счёте бухучёта?

Если директор не ответит, инспектор начнёт раскручивать направление, что директор на самом деле номинальный, сделки с его компанией фиктивны, а значит, можно проводить доначисления. Ответ «с бухучётом помогает знакомая» позволяет всего этого избежать.