Вопрос «онлайн-касс» – один из самых актуальных для бизнеса в последние пару месяцев. Нам каждый день поступают вопросы от клиентов с просьбой объяснить, как все это работает на практике. Будем разбираться, что к чему.
Закон о контрольно-кассовой технике № 54-ФЗ был принят 25 апреля 2003 года. С тех пор прошло почти 14 лет. Настало время изменить закон, чтобы он не отставал от технического прогресса. Ну, и чтобы полнее контролировать предпринимателей, конечно. Нужные изменения были внесены 290-ым ФЗ от 3 июля 2016 года.
Что произошло?
Основное изменение в том, что бизнес будет обязан применять контрольно-кассовую технику нового поколения, которую называют «онлайн-кассами». Тут имеется в виду, что эти кассы будут передавать информацию о платежах в ФНС через посредника (подробнее об этом будет ниже) и отправлять чеки на электронную почту покупателя — одно из многих новшеств закона.
Кого коснутся эти изменения, а кого не коснутся?
Если вы используете кассы, то эта статья для вас, вам надо знать, что в ней написано. Статья 2-я закона «О применении ККТ…» разрешает не использовать кассы:
- компаниям и ИП, которые продают газеты и журналы в киосках;
- торговцам ценными бумагами;
- водителям и кондукторам, которые продают билеты в автобусах и другом общественном транспорте;
- продавцам еды в школьных столовых;
- торговцам на ярмарках, рынках, мастерам по обуви и так далее.
Каковы сроки перехода на новый порядок?
Чтобы бизнес мог подготовиться к изменениям, 54-ФЗ установил разные сроки для перехода на «онлайн-кассы»:
15 июля 2016
Вступление в силу закона 290-ФЗ. Можно перейти на «онлайн-кассы» и передавать информацию ОФД добровольно.
С 1 февраля 2017
Кассы старого образца уже не получится зарегистрировать. ФНС регистрирует и перерегистрирует только «онлайн-кассы». На уже зарегистрированных кассах старого образца ещё можно работать.
С 1 июля 2017
Полная отмена старого порядка. Все, кто работают с кассами, обязаны работать только с «онлайн-кассами».
С 1 июля 2018
Бизнес, работающий по ЕНВД и патентам, а также вендинг, обязаны использовать «онлайн-кассы» и передавать данные оператору фискальных данных.
Важные даты: с 1 февраля ККТ регистрируются только по новому закону. С 1-го июля все кассы должны быть модернизированы, приведены в соответствие с новым законом. Что будет, если не успеть перейти на «онлайн-кассы» – ниже.
О фискальном накопителе (ФН) и операторе фискальных данных (ОФД)
Сейчас в кассах используются ЭКЛЗ (электронные контрольные ленты защищённые). ЭКЛЗ в кассах нового образца не будет. Вместо неё используется фискальный накопитель — шифровальное средство, которое защищает фискальные данные. Производители ФН заявляют, что срок действия ключа ФН составляет:
- не менее 13-ти месяцев для бизнеса на ОСНО;
- не менее 36 месяцев для услуг, бизнеса на УСН, ЕНВД, ПСН, ЕСХН, кроме продаж подакцизных товаров.
Признаемся, что когда мы в начале статьи сказали, что кассы будут передавать данные о расчётах в ФНС, мы покривили душой. На самом деле кассы будут передавать данные оператору фискальных данных, а вот он – уже в ФНС.
Оператор фискальных данных — это коммерческая компания, которая имеет право передавать информацию о расчётах бизнеса в ФНС. На момент написания этой статьи их 5:
- АО «Энергетические системы и коммуникации»;
- ООО «Такском»;
- ООО «Эвотор ОФД»;
- ООО «Ярус»;
- ООО «ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии».
Разрешение на обработку фискальных данных даёт ФНС – издаёт соответствующий приказ. Компания, которая хочет стать ОФН, должна получить лицензии на деятельность по технической защите информации и оказанию телематических услуг (статья 4.5. закона «О применении контрольно-кассовой техники…»).
У бизнеса появляется обязанность заключить договор с ОФД. Ориентировочно это будет стоить 3000 рублей в год.
Что теперь делать с кассами?
Вариантов всего 2: покупать новые кассы или модернизировать уже имеющиеся. Правда, не все модели касс можно «проапгрейдить» до новых требований закона, это нужно уточнять у производителя кассы.
В любом случае, старую кассу нужно снимать с учёта. Для этого придётся заполнить заявление и посетить отделение налоговой инспекции. К счастью, больше туда ходить не понадобится, потому что всё остальное можно сделать онлайн.
Способ 1. Купить новую кассу
Купите «онлайн-кассу», в которую уже встроен фискальный накопитель
На сайте ФНС можно скачать список производителей таких касс. На момент написания этой статьи (24 января 2017 года) этих производителей числится 51 штука. Что интересно, все они используют одну и ту же модель фискального накопителя – «ФН-1».
2. Заключите договор с ОФД
Пока что их 5. На данный момент мы не оценивали качество их работы, поэтому честно говорим, что посоветовать никого не можем.
3. Зарегистрируйте кассу по новому порядку
Т.к. новый порядок обязателен для регистрируемых касс с 1-го февраля, нужно иметь договор с ОФД, если вы регистрируете кассу после 1-го февраля. Регистрируется касса через ваш личный кабинет на сайте ФНС. Нужна также усиленная электронная подпись (УЭП).
В личном кабинете перейдите по адресу «Контрольно-кассовая техника», далее «Регистрация контрольно-кассовой техники» и там заполните заявление на регистрацию «онлайн-кассы». После этого останется подписать заявление электронной подписью.
Если вы всё сделаете правильно, появится информация, что ваш запрос добавлен. Теперь ФНС автоматически проверит данные о заявителе, о кассе и о фискальном накопителе.
После этого кассе присвоят регистрационный номер, а отчёт о регистрации нужно передать в ФНС там же, на сайте. Причём передать этот отчёт нужно быстро – не позднее следующего дня.
4. Подключите кассу к интернету
5. Зарегистрируйте кассу у ОФД
Это делается через личный кабинет ОФД. Нужно будет ввести заводской номер кассы и фискального накопителя.
6. Касса готова к работе.
Способ № 2: модернизировать уже имеющуюся кассу
1. Снимите с учёта старую кассу. Это следует сделать до 1-го июля 2017.
2. Купите фискальный накопитель, замените ЭКЛЗ на него
На сайте ФНС можно загрузить файл – реестр фискальных накопителей. Но можно этого и не делать, потому что 24 января 2017 года в этом реестре только одна модель фискального накопителя – «ФН-1». Его производитель – ООО «РИК».
Разъёмы фискального накопителя и ЭКЛЗ совершенно одинаковые. Поэтому с технической точки зрения с заменой проблем не будет.
3. Адаптируйте кассовые программы.
4. Далее с пункта 1 «Способ 1. Купить новую кассу».
Ответственность за нарушения нового порядка
Нарушение: неприменение ККТ, когда это требуется законом (часть 2 статьи 14.5 КоАП)
- Ответственность должностных лиц: штраф от 25% до 50% суммы расчёта, проведённого без ККТ, но не менее 10 000 рублей
- Ответственность юридических лиц: штраф от 75% до 100% суммы расчёта, проведённого без ККТ, но не менее 30 000 рублей
Нарушение: повторное неприменение ККТ, если его необходимо применять (часть 3 стать 14.5 КоАП)
- Ответственность должностных лиц: дисквалификация от 1 года до 2-х лет
- Ответственность юридических лиц: административное приостановление деятельности до 90-а суток (и то же самое для ИП)
Нарушение: применение ККТ, которая не отвечает требованиям нового закона; нарушение порядка регистрации ККТ, условий, сроков перерегистрации, порядка и условий её применения (часть 4 статьи 14.5 КоАП)
- Ответственность должностных лиц: предупреждение или штраф от 1500 рублей до 3000 рублей
- Ответственность юридических лиц: предупреждение или штраф от 5000 до 10 000 рублей
Нарушение: не выдать покупателю чек или бланк строгой отчётности в электронной форме; не выдать бумажный чек (часть 6 статьи 14.5 КоАП)
- Ответственность должностных лиц: предупреждение или штраф 2 000 рублей
- Ответственность юридических лиц: предупреждение или штраф 10 000 рублей
Самое главное — как всё это отразится на бизнесе?
В ФНС заявляют, что проверки станут реже, эффективнее и точнее. Если ФНС будет получать всю информацию от ОФД, то необходимость в проверках в какой-то мере отпадёт. Ну, посмотрим.
Должно сократиться количество «бумажной волокиты». Применяя «онлайн-кассы», не надо будет вести журналы кассира-операциониста, например.
Также есть информация, что «онлайн-кассы» будут обходиться бизнесу дешевле, чем обычные кассы.
Одно из самых приятных для бизнеса новшеств закона — что кассы можно будет зарегистрировать, что называется, не вставая с дивана. Новый порядок даёт возможность регистрировать кассу в личном кабинете на сайте ФНС, при этом в отделение ФНС кассу носить не надо.
Какими бы благими ни были намерения налоговиков и Госдумы, всегда появляются ошибки, сложности и спорные моменты. Участие опытного налогового адвоката — иногда единственное, что позволяет отбиться от претензий ФНС и сохранить деньги для бизнеса.